9 grudnia 2014

Jak się zorganizować? cz.2 - moje narzędzia w organizaci czasu

W przypadku pracy, w której na jednym stanowisku łączą się obowiązki sekretarki, osoby odpowiedzialnej za reklamy i ogłoszenia (zarówno od strony organizacyjnej, marketingowej i księgowej), osoby ogarniającej proces powstawania gazety (począwszy od makietowania a na korekcie skończywszy) oraz osoby biegającej po mieście gdy trzeba, a do tego mając jeszcze swoje życie i pisząc, dobra organizacja czasu i pracy to podstawa.


Na (dobrą) organizację czasu składają się dwie rzeczy: metody i narzędzia. By nie tworzyć jednego wielkiego wpisu przypominającego naukowy elaborat postanowiłam podzielić zagadnienie na dwie notki. W dzisiejszej skupię się na narzędziach, które pomagają mi planować i pamiętać.






Narzędzia, bez których nie potrafiłabym się zorganizować:

  • Kalendarz - podstawa planowania. Wydaje się, że zakup terminarza to prosta sprawa, jednak jeżeli chcemy by nam dobrze służył, lepiej poświęcić trochę czasu na wybór tego odpowiedniego. W moim przypadku małe kalendarze w ogóle się nie sprawdzają, nie lubię też takich, które mają podzieloną jedną stronę na kilka dni. Dla mnie idealny organizer musi spełnić dwa podstawowe warunki - być formatu A5 i mieć przeznaczoną jedną stronę na każdy dzień. Wtedy mogę wszystko zmieścić i zapisać tak, by było przejrzyście, dzięki czemu terminarz będzie stanowił dla mnie pomoc a nie utrapienie. 
  • Organizer - od kalendarza różni się tym, że nie ma w nim dat. Swoją przygodę z organizerem rozpoczęłam w tym roku zainspirowana wpisami na blogu Aliny - designyourlife.pl . Służy mi on do bardziej szczegółowego planowania, jego strony to bardziej taki wykaz rzeczy do zrobienia. Przez 3 miesiące używałam organizera Aliny - wydrukowałam i zbindowałam udostępnione przez nią szablony, obecnie za organizer służy mi notes na spirali, który na górze każdej strony ma miejsce na wpisanie daty.
  • Kalendarz Google (również w telefonie) - mój drugi kalendarz obok kartkowego. Zapisuję w nim wszystko to, czego akurat nie mogę wpisać do tradycyjnego terminarza, bo np. nie mam w danej chwili na to czasu. Gdy ustalam np. termin wizyty u lekarza od razu zapisuję to w telefonie, bo tak mi wygodniej. Dopiero później informacja o terminie trafia do mojego papierowego kalendarza. W kalendarzu Google podoba mi się to, że mogę ustawić sobie przypomnienie, zarówno na telefon, jak i na maila. Z tego też powodu zapisuję w nim również takie daty jak: koniec ważności biletu kwartalnego, termin płatności za wodę, śmieci lub Internet czy ostateczny termin potwierdzenia jakiejś rezerwacji.
  • Wszelkie notesy czy zeszyty - w poście dotyczącym moich inspiracji w organizacji czasu wspominałam o zeszytach projektowych. Polega to na tym, że dla każdego przedsięwzięcia zakładamy oddzielny zeszyt (lub w jednym zeszycie przeznaczamy po kilka stron na dany projekt) dzięki czemu łatwiej nam zapanować nad każdą ze spraw. Z tego narzędzia od dłuższego czasu korzystałam w mojej pracy - całkiem nieświadomie. Jeden zeszyt służy mi jako terminarz do zapisywania klientów prawnika z którym współpracujemy, drugi to sprawy typowo organizacyjne dla reklam i ogłoszeń w gazecie. Podzieliłam go na kilka części, gdzie znajduje się miejsce na wykaz reklam i ogłoszeń stałych, wykaz cyklicznych powtórzeń reklam i ogłoszeń a także część podzielona na poszczególne numery (wraz z datami wydań) gdzie zapisuję rezerwacje reklam, ogłoszeń, życzeń czy podziękowań. Poza pracą również stosuję tę metodę, ale ten temat wymaga stworzenia osobnego wpisu.Zeszyty zdecydowanie lepiej sprawdzają się u mnie niż luźne kartki, które po prostu lubią ginąć.
  • Kartki samoprzylepne - najczęściej służą mi jako listy zakupów bądź miejsce do zapisania spraw, które ABSOLUTNIE MUSZĘ zrealizować. Zazwyczaj przyklejam je do tej strony kalendarza, na której jest dzień w którym muszę daną rzecz zrobić.
  • Zakładki indeksujące - w różnych kolorach, z różnego tworzywa (papier, PCV), różnej wielkości. Stosuję zarówno w kalendarzu, organizerze, jak i zeszytach projektowych. 
  • Zakreślacze - służą mi głównie do tworzenia kodu kolorystycznego. Rzeczy związane z pracą zaznaczam na żółto, sprawy do zrobienia w domu na różowo, planowane treningi na pomarańczowo, kwestie związane z jakimś wyjściem na zielono, natomiast wszystko co związane z blogiem na niebiesko. 

Spis blogów na których znalazłam odrobinę inspiracji do metod i narzędzi znajdziesz tutaj

6 komentarzy:

  1. Extra post :) PRZYJEMNIE SIĘ CZYTAŁO ;p

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Mam nadzieję, że równie przyjemnie będzie się korzystało z porad ;)

      Usuń
  2. Odpowiedzi
    1. Cieszę się, że się podobał i mam nadzieję, że będzie również przydatny w organizowaniu się ;)

      Usuń
  3. No mi to jest bardzo ciężko się zorganizować .
    *obserwujee
    http://kofanaxd.blogspot.com/

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Przez długi czas miałam podobnie ;) Ale w obecnej sytuacji - chociażby zawodowej - nie mam wyjścia ;)

      Usuń